27 May Como Formar Equipos de Alto Desempeño

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Estimados lectores, en esta entrega estaré compartiendo un tema al que debemos de poner mucha atención para gestionar proyectos, ya que hoy por hoy, las organizaciones mas que nunca necesitan contar con equipos de alto desempeño, equipos conformados por personas apasionadas y comprometidas con la organización, pero a su vez, las organizaciones deben incluir en sus estrategias el desarrollo de sus colaboradores, y preocuparse para gestionar su desempeño.

Se ha demostrado que la baja productividad o fracaso de proyectos, se deben mucho, a una mala gestión de los equipos de proyecto, la necesidad de contar con personal competente y con las habilidades ad hoc, se ha vuelto un tema crítico, a las organizaciones les cuesta mucho dinero, la rotación de su personal.

Los proyectos no pueden llegar a su consecución sin la participación y colaboración de un grupo de personas, la cuales trabajan con un objetivo común, aunque hay que ser claros, no siempre sucede así, ya que muchas organizaciones no tienen trazada su visión, de esta forma las personas y los equipos estarán navegando sin rumbo, quizás completando sus tareas diarias y/o proyecto, pero sin entender el porqué, sin conocer las estrategias que la organización debe de tener definida.

Teniendo en cuenta lo anterior, y desde la perspectiva como lideres de proyecto (Gerentes de Proyecto) debemos de ser conscientes para estar preparados; al momento de gestionar a nuestros equipos y darles a conocer los objetivos, las expectativas y en su caso la misión y visión de la organización.

Conocer de manera específica el objetivo que se tiene en común, por ejemplo, en la construcción: construir una casa habitación a la orilla del mar, un equipo de fútbol puede tener como objetivo ganar un campeonato, un estudiante lograr titularse de su carrera, etc. Este hecho nos impulsa y da motivación trabajar cumplirlo.

Pero ¿Qué sucede cuando los objetivos no están definidos o no son claros?, es aquí donde pueden surgir conflictos en los equipos de proyectos. El liderazgo que debe asumir el líder del proyecto debe estar orientado en asegurar que los colaboradores del equipo conozcan las expectativas del proyecto, y a su vez, el rol que estarán desempeñando cada uno, y como va sumar cada miembro del equipo, para alcanzar el objetivo.

En este punto estaremos hablando sobre la definición de los roles y responsabilidades, en la entrega anterior, expuse la importancia de contar con la estrategia organizacional definida para el proyecto. La elaboración de organigramas, ayuda a los equipos a identificar los canales de comunicaciones a través de los diferentes niveles jerárquicos, conformados por cada una de las posiciones del equipo.

La comunicación eficaz, se lograr abriendo los caminos de la confianza para empatizar las relaciones en el equipo y promover la colaboracion. La Confianza, en resumidas cuentas, es algo que nos cuesta mucho ganar, y que, por un mínimo error, podemos perderla de un dia para otro fácilmente, para ello aprovecho este espacio, para compartirte una fórmula promovida por uno de los lideres más influyentes en el área del desarrollo personal, Brendon Burchard, que enuncia en su libro “Hábitos de Alto Impacto”, la cual me agrado incluir para invitarte a reflexionar sobre este tema:

Curiosidades * (Competencia + Coherencia + Conexión) = Confianza

En esta fórmula, entran en contexto otros conceptos, y que, para el tema abordado en este artículo, es importante no dejar de mencionarlo, ya que por ejemplo la Competencia, es un tema de discusión que debemos priorizar en nuestra organización, como lo hemos mencionado antes, los proyectos se logran con personas, por lo que las personas deberán ser altamente competentes en conjunto para lograr los objetivos del proyecto.

Coherencia, siempre será importante, predicar con el ejemplo, tener presente este concepto nos ayudará siempre, a recordar las bases que establecimos, y de esta forma poder medir nuestro desempeño. Del mismo modo, nos invita a demostrar con hechos y no solo con palabras, lo que somos capaces de lograr.

Conexión, se refiere a la habilidad que cada miembro del equipo debe de tener en cuenta para relacionarse con los demás, ya que estar abiertos a la comunicación y colaboración, nos abrirá puertas para lograr entender las necesidades de los demás y actuar en consecuencia.

Y en cuanto a las curiosidades, es darle a conocer a nuestros equipos que, el preguntar, no quedarnos con las dudas, proponer o innovar siempre nos invita a ser mejores. Tengamos en cuenta ser siempre curiosos y logremos cada vez mejores cosas, es decir, salirnos de lo convencional.

Hoy por hoy, los tiempos han cambiado, nuestro entorno actual ha estado envuelto por circunstancia que nos invitan a pensar y actuar diferente a la hora de poner en marcha un proyecto. Adquirir personal para nuestros proyectos con el perfil y las competencias ad hoc, se ha vuelto una tarea difícil.

Optar por asumir la curva de aprendizaje del equipo en las organizaciones, se puede volver algo costoso, y son pocas las empresas, que hoy en dia están apostando por invertir en el desarrollo de su personal, mediante la capacitación. Pero aquellas organizaciones que se están ocupando en planear y gestionar sus estrategias poniendo por delante a las personas, son las empresas que estarán logrando crecer.

Ahora bien, podrás tener una buena aportación de capacitaciones para tus colaboradores, sin embargo, tendrás que voltear a ver al interior de la organización, para ayudarles a determinar, la estrategia más adecuada que te permita alcanzar la profesionalización de tus equipos. Como dato interesante, les comparto lo siguiente:

¿Cuál es el porcentaje ideal de rotación de personal?

Las investigaciones, nos dicen que el índice menor al 15% se considera una rotación sana. Si la tasa es de entre 15 y 30% representa una pérdida considerable de capital humano. Mientras que una tasa superior al 40% señala un estado de gravedad en cuanto a la gestión de ingresos y salidas en la organización.

En México las últimas estimaciones indican que el índice de rotación laboral promedio es del 16.7%. Este porcentaje sitúa al país con la tasa de rotación más alta de Latinoamérica.

Pero entonces, ¿cuáles son sus principales causas?

Más allá de que la salida voluntaria de un trabajador en una empresa pueda tener múltiples motivos que excedan al funcionamiento de la compañía, al analizar las causas de la alta rotación de personal en las organizaciones encontramos rasgos comunes. Por eso, a continuación, te detallamos cuáles son las razones que se suelen presentar en la mayoría de las empresas.

• Alto nivel de estrés y carga laboral
• Falta de crecimiento profesional
• Insatisfacción salarial y en relación a las prestaciones
• Mal clima laboral
• No sentirse valorados

6 medidas para mejorar la tasa de rotación de personal

1. Mejora el proceso de selección de personal
2. Desarrolla planes de carrera
3. Brinda capacitación y adiestramiento
4. Ofrece prestaciones complementarias
5. Crea un clima laboral sano
6. No olvides la comunicación y el reconocimiento

Estados de la Construcción de Equipo (Modelo de Bruce Tuckman) Durante el desarrollo y formación de los equipos de alto desempeño, estos pasan por diferentes etapas, las cuales, como líder, tienes que saber identificarlas para

gestionar adecuadamente tu equipo mediante un liderazgo, que te permita entender los comportamientos y actuar para llevarlo hasta la etapa de desempeño.

Allá por 1965, Bruce Tuckman describió lo que para él eran las cuatro fases del desarrollo que todos los equipos deben atravesar para alcanzar su máxima efectividad, si bien es cierto que Tuckman llegó a estas conclusiones tras observar pequeños grupos desde varias perspectivas.

En la siguiente década, en 1977, y siendo ayudado por Mary Ann Jensen, redefinió el modelo agregando una quinta etapa.

Siempre me ha gustado compartir y utilizar esta referencia, ya que, en lo personal, me ha funcionado tomarlo en cuenta a la hora de trabajar con equipos. Las etapas son las siguientes:

• Formación.
• Conflicto (tormenta)
• Normalización.
• Desempeño.
• Disolución.

Con esta referencia, te invito a investigar más sobre los diferentes estados de construcción de equipos, para tenerlos en cuenta en la gestión de tus equipos y que logres formar equipos de alto desempeño.

6 elementos claves para formar de equipos de alto desempeño:

1. Establecer metas claras y priorizarlas.

Como le he mencionado en la parte inicial de este artículo, definir la visión, metas y objetivos de la organización, es una tarea primordial para que todos puedan sumarse a la consecución de estos. Esto se realiza en muchas organizaciones, por lo que aprovecho para hacerles el siguiente cuestionamiento:

¿A quiénes involucras en este tipo de estrategias?

Si no lograron obtener la respuesta, les ayudaré a descubrirla, a continuación; lo más probable es que involucres a los principales lideres, las figuras de la estructura organizacional que se encuentran en el nivel jerárquico más alto (gerentes, directores, etc.), y estoy de acuerdo.

Y posterior a estos, ¿Cómo mides el cumplimiento a tu estrategia?, ¿Cómo te aseguras, que la estrategia la conocen las personas que se encuentran en el último eslabón de tu organización, las mismas personas que dan la cara directamente por tu organización, las que están dia a dia en la operación y/o ejecución, las que están entregando el verdadero valor, y las que al final logran un resultado ya sea positivo o negativo. ¿Como lo haces?.

Una vez reflexionado la pregunta anterior, te comento que, para encontrar esta respuesta, debemos de ubicarlos y tener presente la elaboración del plan de comunicación, en el que definas los métodos y medios más adecuados, ¿Y tú, qué método de comunicación utilizas para lograr que tu organización conozca la estrategia? 

Ten en cuenta las diferentes herramientas y medios para transmitir tu visión, y los objetivos estratégicos de la organización, asegúrate que no quede solo en la capacitación de tus gerentes y directores, tienes que validar que el mensaje fluya y trascienda.

Una vez teniendo claridad sobre las metas de la organización, ahora tienes que enfocarte en establecer los objetivos especifico por proyecto, y es aquí, donde necesitas priorizar, en esta parte quiero hacer hincapié, ya que todos los lideres deben de tener presente esta práctica, que es una tarea que tiene que estar realizando con mucha disciplina y orden, para estar mandado la señal al equipo, y sobre todo cuando surgen cambios, que durante la ejecución del proyecto es algo que se presenta de manera natural, pero que debemos saber gestionar.

Priorizar es darle un peso y valor a algo por encima del todo en determinado tiempo. Lo debemos de tener presente para la gestión de nuestra vida personal y profesional. Comparto que nos ayuda a tener el valor de saber decir que no, con un enfoque sutil y cortez, ya que siempre existirán las personas que nos roban nuestro valioso tiempo, y esto es algo que definitivamente debemos saber gestionar, pero ya profundizare de este tema en otro artículo.

A continuación, te comparto una técnica de priorización, basada en metodología de Eisenhower, que tiene como herramienta una matriz, para que lo pongas en práctica:

1. Estar conformados por personas talentosas con habilidades complementarias.

Evalúa el perfil de tus colaboradores, de acuerdo con las necesidades de gestión de tu proyecto. Define los roles y responsabilidad, evalúa las competencias de tu personal interno, no necesariamente deberás traer personas externas, voltea a tu interior y evalúa quien de las personas de tu equipo tiene es potencial, las habilidades que le ayuden a mejorar sus competencias, y dale la oportunidad de crecer, trázales el camino y motiva su crecimiento profesional.

El hecho de dar la oportunidad a tu personal interno para promover su desarrollo profesional, conlleva invertir tiempo y costo para lograr el aprendizaje, ya que, posiblemente tengas la necesidad de contratar asesores o cursos externos para su implementación.

Hablar de personal competente, es hablar de personas con habilidades esenciales para desarrollar un puesto o actividades específicas. Hoy en dia, existe la profesionalización, dada por la educación Universitaria, en la que se define la carrera que cada persona desea adoptar. Posterior a ello, el aprendizaje se complementa con maestrías, doctorados, certificaciones, diplomados, etc.

La organización con base a su estrategia de negocio deberá determina que es lo más viable, realizar planes de capacitaciones integrales para los equipos de proyecto o bien, contratar a personas con la experiencia y perfil necesario para los puestos estratégicos. Es aquí donde debe existir un análisis que incluya las ventajas y desventajas, y sobre todo la inversión económica para obtener la aprobación.

Teniendo en cuenta al personal interno para desarrollar mediante la capacitación, una de las ventajas puede ser que normalmente el personal interno tiene conocimiento previo de la organización “Now How”, en cambio la adaptación a la organización y el entorno, son temas de riesgo, para el personal que llegue por contratación (externo).

Desventajas puedo mencionar, el hecho de asumir la curva de aprendizaje del equipo interno, entender que el proceso podrá llevar su tiempo para adoptarlo. Por lo que debemos de ser cuidadosos para evitar comprometer los objetivos del proyecto. El proceso de capacitación y acompañamiento, debe ser una tarea clave para medir el desempeño de la profesionalización del personal, para asegurar este cumplimiento te deberás apoyar en el proceso de evaluación de desempeño del equipo.

“Empresas más innovadoras y creativas, Equipos más productivos y eficaces”

Como dato curioso e interesante que investigue durante la redacción de este artículo, son las 3 preguntas que ideó Jeff Bezos para nuevos empleados, la cuales te comparto para invitarte a reflexionar sobre ellas y porque no, que en lo sucesivo puedas implementarlas:

¿Admiras a esta persona? Primero, Bezos incentiva a sus reclutadores a pensar en su opinión del candidato…

¿Esta persona aumentará el nivel promedio de efectividad del grupo al que ingresan?…

¿En qué dimensión podría ser esta persona una superestrella?…

• Contar con normas y una estructura definida (Reglas Básicas del equipo)

Establecer normas y/o reglas básicas en los equipos es una muy buena práctica, ayuda a generar una buena convivencia, en mi experiencia personal, he tenido la oportunidad de pertenecer a diferentes equipos deportivos, laborales, familiares, etc. Normalmente la convivencia con este tipo de equipos es diaria, y compartes el mayor tiempo del dia con ellos, entender y comprender a los demás “empatía”, es una habilidad que nos ayudar a establecer de manera adecuada las reglas.

Como líder, debes de generar prácticas para promover la cohesión de tu equipo de trabajo “coubicación”, esto quiere decir, que puedes ubicar a tu equipo que tienen un objetivo común en un mismo sitio, para promover la colaboración, el entendimiento y su desarrollo profesional, que, a su vez, te permite lograr muy buena productividad.

Otra buena práctica es realizar un Acta de Constitución del Equipo, denominada “Team Charter”, en el que se establecer desde la visión y misión del equipo hasta las normas, reglas, jergas, etc., que se van a adoptar para ser conciliados por todos. Hay que tener en cuenta, que cuando se incorpora un nuevo miembro del equipo, el “Team Charter “debe de ser revisado y actualizado para asegurar que todos estén de acuerdo con lo establecido. El líder debe principalmente predicar con el ejemplo y asegurar que se cumpla las reglas, cualquier incumplimiento a las reglas, deberá ser gestionado por el líder para alienar al equipo y evitar conflictos.

• Hablar y escuchar (Dar y recibir retroalimentación)

Para este punto debemos tener presente, las buenas prácticas de la comunicación, y aprovecho para invitarte a leer mi artículo anterior denominado “El ABC de las comunicaciones para tus proyectos”. En el que se describen las habilidades que todo buen líder debe de tener en cuenta, para gestionar de manera adecuada las comunicaciones del proyecto.

Comunicar con las personas, se volverá todo un arte, mas que hablar, tener el valor y el compromiso de expresar las cosas como son, en el momento oportuno, te ayudará a evitar conflictos y conseguir mejores resultados para la gestión de tus proyectos.

Hablar y escuchar, es una habilidad que pocos pueden dominar de manera efectiva, por lo que te invitaré a tener en cuenta el proceso de retroalimentaciones “feed back” con tu equipo, como lideres debemos de ponerlo siempre en práctica, la retro, puede realizarse de manera formal o informal, una retro formal puede llevarse a cabo con una frecuencia mensual y la informal, en cualquier momento, cuando sea necesaria para resolver situaciones que comprometa el desempeño del equipo, el líder debe estar siempre atento para gestionar a su equipo.

La recomendaciones para una buena práctica de retroalimentación formal es que, primero, programes en tu agenda las sesiones presenciales con una duración máxima de una hora, para cada colaborador, en la que destine tu tiempo exclusivo para hablar y escuchar a tu equipo, sin distracciones, aprovecha este espacio de comunicación brindándole confianza a tus colaboradores e invítalos a reflexionar; te puedes basar iniciando con las 3 cosas que se están haciendo bien, y aquellas cosas que se pueden mejorar “áreas de oportunidad “, con la información obtenida, deberás determinar planes de acción específicos y mediables (SMART), para guiarlos al camino de la mejora continua, en su desarrollo personal y profesional para cada miembro del equipo en específico.

Recuerda que no solo se trata de dar retroalimentación a tus colaboradores, el objetivo es cerrar el círculo ce comunicación, recibiendo en tu caso retroalimentación por tu superior, miembros del equipo, cliente, etc., de tal manera que logres tener certeza de cómo te están viendo los demás, saber que áreas de oportunidad, tienes para trabajar en ellas. A esta práctica se le conoce también como evaluación 360, en la que puedes incluir aspectos relacionados con las competencias para ser evaluados.

• Tener autonomía (empodera a tu equipo)

Para lograr empoderar a tus equipos, debes adoptar prácticas que te permitan, primero que nada, conocerlos para ganarte su confianza, este nivel de madurez es necesario para poder liderar y soltar las riendas, más que delegar es buscar que los equipos se autogestionen, para que puedan tomar decisiones claves durante el desarrollo del proyecto, de tal manera que genere un impacto que trascienda, con base a los objetivos del proyecto.

Promueve las dinámicas y el trabajo en equipo. Recuerda no abuses en delegar, este tema en los lideres suele confundirse y perder el verdadero enfoque, está claro que un líder debe de saber delegar, pero es un grave error abusar del mismo, ojo, no todas las actividades o tareas tienen que ser delegadas al equipo, el líder debe tener claro que tareas tendrá que completar el, por lo tanto no dejes de involúcrate y se un facilitador para tu equipo, ábreles el camino, quítales los impedimentos y obstáculos adoptando un estilo de liderazgo servicial.

Empoderar a los equipos puede ser un tema que resuene mucho en las organizaciones, ya que estamos tocando las entrañas, hablando de la cultura organizacional, es cambiar la forma en como siempre se han hecho las cosas, es ganar batallas contra los colaboradores de la vieja escuela, que suelen estar cerrados a los cambios y las nuevas implementaciones. En donde existen los jefazos que hoy en dia debemos erradicar.

Involucra a los lideres tomadores de decisiones (agentes de cambio) para erradicar el liderazgo autoritario, eliminar la denominación de “jefe” en la organización y crear lideres comprometidos, que puedan generar e impulsar los cambios en la organización a través del desarrollo y promoción de los equipos de proyecto. Para ello, podemos implementar el Plan de Vida y Carrera para los colaboradores, en el que se aborden, no solo temas relacionados con el desarrollo profesional, si no también conocer los intereses propios para su crecimiento como persona y establecer planes de acciones medibles.

Dicho lo anterior, concluyo que, para lograr otorgar autonomía a nuestros equipos, debemos primero cambiar las costumbres y la forma de pensar que tenemos arraigadas en nuestras organizaciones. Pensar y priorizar a las “personas” por encima de los recursos físicos; y aquí es donde quiero recordarles también, que las personas no somos maquinas, y que merecemos ser tratadas y gestionadas con mucha atención. Las personas son lo mas preciado que tienen las organizaciones, ya que son, los que hacen que las cosas sucedan.

• Reconocer y recompensar los resultados.

Tener claridad mediante los roles y responsabilidades con la que cuenta cada miembro del equipo, será la base para poder medir su desempeño. La medición del desempeño se basa en obtener indicadores “KPI´s”, que te permitan identificar las fortalezas y debilidades para establecer planes de acción.

El resultado de las evaluaciones de desempeño, puede estar ligado a otorgar el reconocimiento ya sea de manera tangible e intangible, cuando hablo de tangible me refiero a la parte económica, y, para lo intangible pueden ser los reconocimientos ante el equipo, la palabras de reconocimiento al buen trabajo realizado, etc., esta última práctica, genera mucho valor, ya que mantienes motivado al equipo y me atrevo a decir que puede estar por encima de los incentivos económicos, en cuanto a la generación de impacto que trasciende en los colaboradores, por lo que no dejes de promover estas prácticas.

Reconoce siempre a todos aquellos colaboradores, que cumplan con gran compromiso y excelencia sus responsabilidades, establece un ranking mediante tus KPI´s, genera la competencia interna sana para motivar el desarrollo personal. Se claro con tus colaboradores y mantenlos siempre informados sobre los beneficios y como pueden aspirar a ser promovidos en la organización. Indícales y plasma, cuál es su camino para su crecimiento profesional.

Conclusiones.

Como líder ocúpate en promover un alto desempeño en tus equipos de proyectos, teniendo en cuenta los siguientes puntos:

• Comunícate abierta y eficazmente
• Crea oportunidad de trabajo en equipo
• Desarrolla confianza entre los miembros del equipo
• Gestiona conflictos constructivamente
• Fomenta la resolución colaborativa de problemas
• Fomenta la toma de decisiones colaborativa

Los equipos de alto desempeño se apoyan en los siguientes puntos para su formación:

• Se construyen sobre una base de comunicación abierta y efectiva
• Desarrollan confianza entre los miembros del equipo
• Administran el conflicto de manera efectiva y constructiva
• Tienen una meta en común (visión)
• La suma es mayor que la unión de las partes (colaboran)
• Adquieren personalidad y características propias (jergas, forma de vestir, distintivos, nombre)
• Sobreviven a sus integrantes

Recuerda que gestionar a las personas, no ayudar a obtener equipos exitosos, y el hecho de tener equipos exitosos, nos ayuda incrementar la probabilidad de éxito para nuestros proyectos.

Bibliografía:

• Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos PMBOK® Sexta Edición (2017), Project Management Institute (PMI).

César Morales López

Mas de 12 años trabajando en el sector de la construcción, especializado en la implementación de buenas prácticas mediante la administración de proyectos asegurando el valor del negocio de los proyectos.

Líder del Sistema de Gestión de Proyecto – (PMO) Construplan

Ingeniero Civil – Universidad de Sonora

Maestría en Ingeniera en Administración de la Construcción – Instituto Tecnológico de Sonora

Diplomados y Cursos en Administración de Proyectos – (Tecnológico de Monterrey / IDEL / Evoryt / Projectical SAS)

Instructor en Campus Axioma (Curso de Administración de proyectos en Plataforma LMS)

Coautor del libro “Lidera tu Futuro” – Colaboración Capitulo: “Haz que tus proyectos Sucedan” (Libro a la venta en Amazon – Modalidad Ebook )

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