El ABC de las Comunicaciones para tus Proyectos

28 Abr El ABC de las Comunicaciones para tus Proyectos

Posted at 03:30h in Artículos, GOBIERNO by Guillermo Moreno

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Estimados lectores, en esta entrega me enfocaré en llevarlos paso a paso para entender la importancia de las comunicaciones en nuestros proyectos. Empezaré situándolos desde los inicios de la humanidad, el hombre a lo largo de su evolución ha logrado comunicarse de muchas formas, utilizando diferentes herramientas, medios y sistemas mediante los cuales se ha podido comunicar y transmitir sus pensamientos e ideas.

Es por eso por lo que, desde las primeras civilizaciones del mundo, encontramos estilos de comunicación muy particulares y llamativos, en los que, si se quería llevar un mensaje o transmitir una idea se llevaba a cabo a través de señales de humo, aves mensajeras o con hombres que llevaban información voz a voz de un pueblo o de una ciudad a otra y se les daba el nombre de emisarios. Luego aparecieron los primeros escritos hechos en piedra y posteriormente se crearon los papiros y pergaminos que eran elaborados con lino y barro.

El primer uso documentado de un servicio de mensajería organizado lo encontramos en Egipto en el 2400 a.C. cuando los faraones utilizaban mensajeros para enviar decretos por todos los territorios del Estado; en efecto la pieza de correo más antigua que ha sobrevivido es de esta cultura data del 255 a.C.

Con el desarrollo y evolución de la humanidad aparecieron otros sistemas de comunicación, y aquí citamos algunos de ellos: el código Morse (1836), el fax (1843), los telegramas (1844), el teléfono (1854), el celular (1984); y el sistema braille, el cual tiene su origen en el año de 1824 y que utilizan las personas con discapacidad visual para comunicarse.

Esta breve introducción a los antecedentes históricos es con la finalidad de recordar un poco la manera en la que nos hemos estado comunicando durante los últimos siglos y, en segundo lugar, para comenzar a hablar de que hoy por hoy, contamos con tecnología muy avanzada que nos da la facilidad para comunicarnos con las personas, a largas distancias y de manera inmediata.

Puede parecer obvio, pero hace apenas 10 años la mayoría de los servicios de mensajería instantánea no existían, y las comunicaciones por video no eran tan eficientes. El acceso a internet y las mejoras tecnológicas han traído consigo un acortamiento de las distancias que ha tenido un impacto global, porque no solo se reflejan en el ámbito personal, sino también en el laboral, lo cual tiene un impacto directo en la economía.

Por otro lado, el uso de la tecnología a través de dispositivos domésticos facilita el aislamiento. Ya no es necesario salir de casa para trabajar, hacer las compras ni socializar. Y aunque esto es un avance en términos tecnológicos, en términos sociales está generando la formación de individuos cada vez más conectados con el mundo, pero desconectados entre sí.

Entonces… ¿Qué tan responsable eres con el uso adecuado de la tecnología?

Bajo esta reflexión, hay que tener claro los pros y contras del uso de la tecnología, y un ejemplo, muy común, es el caso de las comunicaciones virtuales o bien videoconferencias, que en lo personal las utilizo mucho, ya que me permite comunicarme con diferentes equipos de proyecto a distancia, y de esta manera evito viajes largos, aunque tengo que admitir que en lo personal prefiero una reunión presencial.

La desventaja del uso de la tecnología es que nos volvemos dependientes de ella, y no tiene que ser así, si no verla como una herramienta que nos facilita las comunicaciones, pero cuando dejamos que la tecnología trabaje para nosotros estamos en graves problemas. Como lo dijo en su momento Albert Einstein en una de sus famosas frases:

“Temo el dia en que la tecnología sobrepase nuestra humanidad, El mundo solo tendrá una generación de idiotas”.

Un claro ejemplo, es que hoy en día ya no nos grabamos las fechas de cumpleaños de nuestros familiares y/o amigos, se lo dejamos todo a nuestros equipos electrónicos: celulares, tabletas, computadoras, etc., para que nos recuerden, y dejamos de darle importancia a un dato tan especial, que tiene un valor sentimental siempre poder recordarlo. Yo admiro mucho a mi querida Madre, ya que siempre recuerda las fechas importantes y hasta los números de teléfono de sus familiares, mas que decir que tiene buena memoria, es reconocer la prioridad e importancia que le ha dado para tener esos datos siempre presentes.

Es evidente que estamos dejando de tener interacciones con las personas “las relaciones humanas”, por lo que no debemos de caer en abusar del uso de la tecnología, tenemos que aprovechar las oportunidades para conectar con las personas, interactuar de manera más efectiva, para sentir y ver sus emociones, de esta manera estaremos logrando comunicaciones naturales y de mayor impacto.

Por otro lado, como lo hemos vivido en esta época, la pandemia nos orilló a depender, si o si, de la tecnología, e hizo que muchas personas tuvieran que actualizarse y adaptarse para el uso de los diferentes medios electrónicos, por ejemplo, desde tener que realizar compras por internet para sus necesidades básicas, pago de servicios y hasta realizar eventos familiares a través de videoconferencias, entre otras actividades, pero es obvio que abra actividades y/o situaciones que no podremos realizar a través de la tecnología y siempre será mejor vivirlas como se debe.

Una experiencia

Teniendo en cuenta los temas que hemos abordado del uso de la tecnología y la relación con las comunicaciones, les comparto una experiencia que viví hace un par de meses, que me dejó un mensaje de aprendizaje y que considero que entra en el contexto para invitarte de la misma forma a reflexionar:

Un día estando de visita en el supermercado, me toco esperar a mi esposa a que hiciera las compras, me encontraba sentado en una banca frente a las cajas, con mi hija en brazos, pero a la vez estaba resolviendo un tema personal concentrado en mi teléfono celular, que para mí era importante resolver en ese momento, ni siquiera me encontraba revisando mis redes sociales, cuando de pronto se acerca conmigo un Señor mayor, y me dice:

– Disculpa, te puedo aconsejar algo- con un tono muy formal

– Sí, claro adelante – le respondí con cortesía y prestándole atención

– Deja tu celular y habla con tu hija, aunque esté pequeña, ella te escucha y te entiende – Este mensaje no puedo decir que lo sentí descortés, pero si con un tono muy serio

Mi primera emoción interna fue de molestia

Y me dije – El Señor no tiene por qué juzgarme, no entiende mi urgencia – y fue cuando por un momento pensé en interrumpirlo, y aclararle en lo que estaba ocupado, pero me tranquilicé y decidí escucharlo

-El Señor continuo – Crecen muy rápido y después quizás ya no podrás tener estos momentos con ella

Este ultimo mensaje me ubicó, entonces empecé a situarme desde la perspectiva del Señor, ya que el sin saber lo que estaba haciendo, observo a un hombre sentado con su hija y dándole prioridad a su celular, lo que yo le comunicaba en esa posición, para él, era algo que no estaba bien, y que fue entonces una situación que no podía dejar pasar por alto, seguramente fundamentado desde su contexto y bajo sus experiencias, por lo que, fue el motivo en ese momento para darme una lección de vida.

-Me da tristeza ir a un parque y ver a las Mamás pegadas al teléfono, algunas no hablan entre ellas ni con sus hijos, no interactúan, ese es un problema y me da mucha tristeza – El Señor prosiguió- No te lo digo en mal plan, pero no dejes de hablarle y disfrútala – concluyó-

– Dejé mi celular de lado y le agradecí su recomendación, que acepté de buena fe.

En conclusión, a esta experiencia lo que quiero transmitir es que, en la vida y en los proyectos siempre nos estamos comunicando de una manera verbal o no verbal, y del mismo modo siempre pueden existir malos entendido o malas interpretaciones, por lo que debemos estar atentos y ser muy receptivos para saber escuchar, de tal manera que en cada una de las situaciones que se nos presenten, nos comuniquemos de manera congruente y eficaz.

Volviendo a las comunicaciones en tus proyectos, estas deben de tener un enfoque “ad-hoc”, es decir, deben estar alineadas a los diferentes factores como: el entorno o giro de tu industria, las necesidades específicas de los involucrados, que pueden ser, desde el CEO de la organización, el director del proyecto, el gerente de proyecto, el equipo de proyecto, los proveedores, las dependencias, los vecinos del proyecto, entre otros, y es aquí donde debemos centrar nuestros esfuerzos, para definir los medios y herramientas que nos permitan lograr un modelo de comunicación efectivo, y que a su vez, nos ayude al entendimiento común entre todas las partes, desde etapas tempranas, previo al inicio del proyecto, y hacerlo sostenible durante el desarrollo del mismo hasta su conclusión.

Si nos situamos en los proyectos y/o estrategias de marketing digital, – y que, aunque no soy experto en este tema -, entiendo que uno de los principales puntos a tener en cuenta, es saber cuál plataforma digital o red social utilizar, de las diferentes opciones que existen, y un paso importante debe ser tu estrategia.

La estrategia debe consistir principalmente en entender a qué grupo de personas quieres llegar, la tecnología te permite mediante la programación de algoritmos, configurar el grupo de personas a las que deseas llegar, ya sea por rango de edad, por ubicación, por grupo o categoría de interés, etc., esto es una gran ventaja porque te ayuda estar cerca de tus clientes potencial, pero tienes la tarea de diferenciarte de tu competencia para ganarte su interés, por lo que la claridad de tu mensaje de venta será muy importante.

Lo mismo sucede en el matrimonio, ya que seguramente han escuchado en más de una ocasión, decir que la clave para tener un matrimonio duradero, se basa en tener una buena comunicación con tu pareja, ya que, a través de la comunicación se abre la puerta de la confianza, además de poder conocer y entender a tu pareja “sus expectativas”, y aunque puede sonar como algo muy sistemático, es un punto fundamental a tener en cuenta, el hecho de saber lo que le hace feliz, lo que le molesta, cuál es su comida favorita, entre muchas cosas más, te puede ayudar a orientar tus comportamientos y acciones diarias para lograr el éxito en tu matrimonio.

Con esta analogía, y en este contexto, quiero invitarte a casarte con tu proyecto, conocer los diferentes factores para adaptar una comunicación con la que logres distribuir la información en el proyecto, a las personas correctas y en el momento oportuno, ya que como lo decía un buen maestro:

“Las Comunicaciones son la Sangre de tu Proyecto” – M.M.

La gestión de las comunicaciones es un área de conocimiento enunciada en la Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos. Esta área Incluye los procesos requeridos para garantizar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.

Quizás para ti las comunicaciones puedan ser algo sencillo, que tomes muy a la ligera en tus proyectos, pero tomando en cuenta los diferentes puntos que hemos abordado hasta el momento, empezaremos a entender la importancia y encontraremos el valor en cada una de las diferentes prácticas que nos ayudarán a lograr una comunicación efectiva.

Una mala gestión de las comunicaciones nos puede ocasionar malentendidos con las personas interesadas, cometer muchos errores durante el desarrollo y por consecuencia final fracasar en nuestro proyecto, es obvio que no queremos llegar a estas instancias, la buena noticia es que esto podemos evitarlo, para no formar parte de las estadísticas negativas.

Las investigaciones demuestran que uno de los factores principales del fracaso de los proyectos, se deriva por malas comunicaciones. Del mismo modo podemos mencionar que en los proyectos siempre existen malentendidos que se pueden reducir, pero que no podremos eliminarlos, y para ello, podemos tener en cuenta el uso de las 5Cs de las comunicaciones escritas, al redactar un mensaje escrito o hablado tradicional (no en medios sociales), las cuales son las siguientes:

Correcto (gramática y ortografía correctas). El mal uso de la gramática o la ortografía incorrecta pueden generar distracción y también pueden introducir distorsiones en el mensaje, disminuyendo la credibilidad.

Conciso (expresión concisa y eliminación del exceso de palabras). Un mensaje conciso, bien elaborado, reduce las oportunidades de malinterpretar la intención del mensaje.

Claro (propósito y expresión claros dirigidos a las necesidades del lector). Garantiza que las necesidades y los intereses de la audiencia se tengan en cuenta en el mensaje.

Coherente (flujo de ideas coherente, lógico). Un flujo de ideas coherente y lógico con el uso de “marcadores” como una introducción y resúmenes de las ideas a lo largo de la redacción.

Controlado (flujo controlado de palabras e ideas). El flujo controlado de palabras e ideas puede involucrar gráficos o sólo resúmenes.

Algunos síntomas de una deficiente gestión de comunicación suelen ser:

La información llega por más de un canal o bien por distintos interlocutores y generalmente distorsionada.
La información no llega a tiempo, o lo que es peor, llega a las personas incorrectas.
Existe diferente entendimiento de un mismo tema.
Existen equipos desinformados.

Por lo tanto, la gestión de las comunicaciones es crítica en un proyecto, sobre todo en los de gran tamaño y que requieren coordinación de múltiples equipos del proyecto, distintos proveedores, entidades externas, clientes, etc.

Hasta aquí, te dejo las siguientes preguntas para invitarte a reflexionar:

¿Qué tanta importancia le das a las comunicaciones en tus proyectos?

¿Les estas dedicando el tiempo adecuado a la planificación?

¿Estas incluyendo a todas las personas interesadas en tu proyecto?

¿Como distribuyes y monitoreas tus comunicaciones?

¿Qué pasa con la información física y digital generada en tus proyectos?

Las respuestas a estas preguntas las iremos descubriendo juntos en el contenido de este artículo, mi propósito es lograr concientizarte e invitarte a poner atención a las comunicaciones. Por lo que he incluido 5 pasos que te servirán como guía para que logres ponerlos en práctica:

5 pasos para gestionar las comunicaciones en tus proyectos:

1.- Identifica a los interesados

2.- Arma tu Plan de Comunicación

3.- Distribuye la Información del Proyecto

4.- Monitorea las Comunicaciones

5.- Salvaguarda la Información de tu Proyecto

1.- Identifica a los interesados

En proyectos de construcción existe un gran número de personas interesadas, se consideran interesados a todos aquellos que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto o de su conclusión. Conocer y entender las necesidades de cada uno de ellos, es una tarea que toma mucha relevancia para gestionar las comunicaciones de manera efectiva en nuestros proyectos.

Supongamos que lograste identificar a todos los interesado de tu proyecto, ahora tienes que saber de qué manera tendrás que comunicarte con ellos, podremos pensar en realizar una reunión donde invitemos a todos para mantenerlos informados, pero esto, en definitiva no es una buena solución, ya que en estos diferentes grupos, existen de la misma forma, diferentes intereses, por ejemplo en la construcción de una planta industrial, no son los mismos intereses los del usuario final , a los intereses del constructor que hace posible la creación del inmueble, o bien a las comunidades que pudieran salir beneficiadas o afectadas por el proyecto, y es precisamente en este punto donde debemos poner atención.

El mapeo/representación de interesados es un método para categorizar a los interesados utilizando diversos métodos. La categorización de los interesados ayuda al equipo a construir relaciones con los interesados del proyecto identificados.

Los métodos comunes incluyen:

Matriz de poder/interés, matriz de poder/influencia o matriz de impacto/influencia.
Cubo de interesados.
Modelo de prominencia
Dirección de la influencia.
Priorización.

A continuación, te comparto una imagen ilustrativa como ejemplo, que hace referencia a la matriz de poder/interés, la cual agrupa a los interesados según su nivel de autoridad (poder), nivel de inquietud acerca de los resultados del proyecto (interés), capacidad para influir en los resultados del proyecto (influencia) o capacidad para causar cambios en la planificación o la ejecución del proyecto.

Para el ejemplo de la matriz, puedes utilizar valores para las escalas de PODER / INTERÉS, de tal manera que logres ubicar a los interesados en los diferentes cuadrantes: APÁTICOS (monitorearlos), DEFENSORES (mantener informados), LATENTES (mantener satisfechos) y PROMOTORES (gestionar atentamente), con esto podrás gestionar a los involucrados a través del tipo y/o modelo de comunicación más adecuado y podrá dosificar los esfuerzos en las comunicaciones, teniendo claro su posición en la matriz.

Con este contexto, podemos concluir que el rol del Gerente de Proyecto (Líder de Proyecto) tiene mucha relevancia, para hacer que la gestión de las comunicaciones suceda, el liderazgo para afrontar los retos en los proyectos deberá estar acompañado de lograr un trabajo en equipo, basado a su vez, en un modelo de comunicación para ganarte la confianza de tus colaboradores.

Otras habilidades de la comunicación son las siguientes:

Escucha activa
Conciencia de diferencias
Identificar, establecer y gestionar expectativas
Mejorar habilidades persuasión, motivación, coaching, negociación, solución de conflictos.

2.- Arma tu Plan de Comunicación

Quizás te parezca exagerada la cantidad de tiempo que dedica un Gerente de proyecto (Líder de Proyecto) a comunicarse con sus interesados. Lo cierto es que NO es un dato empírico, es simplemente, una regla aceptada en gestión de proyectos. De hecho, el PMI (Project Management Institute) sugiere que un gerente de proyecto debe pasar el 90 por ciento de su tiempo comunicándose.

Para aportar un poco de claridad en este tema, vamos a pensar en clave de proyectos, y a calcular los canales de comunicación que se pueden crear a lo largo de un proyecto. A continuación, te dejo la formula para calcular los canales de comunicación:

n (n-1) / 2

Siendo n el número de interesados de nuestro proyecto.

Esta técnica nos da un indicador para sensibilizarnos en el número de canales de comunicaciones que pueden existir, obviamente depende del número de personas, que por consecuencia entre más personal tengas involucrado en tu proyecto las comunicaciones se vuelven más complejas.

Por ejemplo, en un proyecto de construcción puede llegar a participar hasta 500 personas, teniendo en cuenta la formula antes mencionada el resultado sería el siguiente:

n=500 à n (n-1) / 2

500 (500-1) / 2 ~ 500(499) /2 = 124,750 canales de comunicación

Desarrollar un Plan, no quiere decir, que tengas que desarrollar un documento muy robusto y completo, de hecho, un plan puede quedar descrito en un simple correo, el objetivo es lograr tener las bases que te permitan tener claridad sobre el manejo de las comunicaciones, para que estén dirigidas a los interesados clave del proyecto en el momento oportuno. Y es que, muchas personas, no son conscientes de la magnitud de la información que debe distribuirse en un proyecto.

“Comunicar sobre la marcha, es la peor manera de afrontar la comunicación en los proyectos”.

Los componentes clave que debe incluir un plan de comunicación efectivo son los siguientes:

¿Con quién necesitamos comunicarnos?
¿Qué necesita ser comunicado?
¿Cuándo nos comunicaremos?
¿Cómo nos comunicamos?
Persona responsable de crear y enviar la información.

¿Con quién necesitamos comunicarnos?

En el paso anterior, describimos como podemos identificar a los interesados del proyecto con los que nos estaremos comunicando, y una de las herramientas que nos ayudará a gestionar de manera eficaz las comunicaciones son los organigramas del proyecto.

Los organigramas nos ayudan a tener claridad sobre las líneas de comunicación entre los interesados, teniendo como base el rol y la responsabilidad de cada miembro del equipo. El beneficio que obtendremos es que lograremos ser agiles en las comunicaciones y poder evitar malentendidos.

En el sector de la construcción, se tiene una mala práctica “costumbre” de elaborar el organigrama solo para cumplir con un requisito del proceso de cotización y/o licitación, y dejarlo en el cajón del escritorio, por lo que no tenemos que entenderlo así, necesitamos ser consciente del valor que genera esta herramienta. Promueve los organigramas en tu proyecto bien organizados, incluye fotografías, ponles nombre y apellido, rol que juega cada miembro del equipo en el proyecto e incluye sus responsabilidades, y por último ponlo visible en tu caseta de proyecto, ya que le da buena imagen y es una muy buena impresión de organización en tu proyecto.

Un organigrama, típico para un proyecto de construcción debe incluir por lo menos a los involucrados claves: cliente, el equipo de proyecto, personal de apoyo oficina, los contratistas, los asesores externos, contactos de dependencias, entre otros.

Conocer el rol y responsabilidad de cada interesado del proyecto, nos ayuda a entender sus expectativas y necesidades, para poder adaptar una comunicación efectiva con cada uno de ellos. Dicho lo anterior, mantente en alerta para identificar los cambios del equipo que surgen naturalmente en los proyectos, ya que una mala gestión de los interesados puede comprometer los objetivos de nuestro proyecto.

¿Qué necesita ser comunicado?

En los proyectos se genera mucha información, uno de los puntos que debemos tener en cuenta en este componente para saber que necesitamos comunicar, es primero tener claro el contexto de los siguientes términos: dato de desempeño, información de desempeño e informes de desempeño, ya que, en el enfoque de las buenas prácticas de la gestión de proyectos, se definen como sigue:

Datos de desempeño: Observaciones y mediciones hechas durante el trabajo.

Información de desempeño: Datos obtenidos, analizados e integrados.

Informe de desempeño: Representación física o electrónica de la información de desempeño.

Teniendo claridad sobre estos conceptos, nos ayuda a entender que es lo que necesitamos comunicar, un ejemplo muy claro, es el informe de estado del proyecto, o el reporte de estatus semanal. Este tipo de reporte debe estar elaborado con base a la necesidad de lo que se espera ver en el mismo, es decir, información de valor para los receptores, y que debe ser con un enfoque ejecutivo.

Te podría sonar muy extraño, pero debemos tener claro el impacto de un buen reporte, porque las formas y los colores cuentan, al momento de realizarlo, ocúpate en saber qué y cómo lo tienes que comunicar, y con esta práctica, posteriormente realizar un reporte se vuelve todo un arte.

En mi experiencia he tenido la oportunidad de realizar y experimentar todo tipo de reportes, algunos ya con formatos estandarizados, pero en otros casos, desde la creación del formato para implementar la idea del como reportar, y entonces es donde te ocupas en entender le visión y la percepción de los demás, por que normalmente en las organizaciones, los reportes son revisado por diferentes tipo de personas, los cuales pueden ser: directivos, ingenieros, licenciados, contadores, etc., mucha de la comunicación que se transmite por este medio es escrita, por lo que, es de suma importancia poner atención en la correcta estructuración y redacción de lo que se informa.

¿Cuándo nos comunicaremos?

Para asegurar cumplir con este componente, será necesario utilizar plantillas como la que muestro en la imagen (Matriz de Comunicación), de esta forma podremos definir cuando tenemos que comunicarnos, que tipo de información, a que persona en específico tiene que ser dirigida la comunicación, cual es el objetivo, con qué frecuencia y quien es el responsable del seguimiento a esas comunicaciones.

Toma en cuenta esta herramienta para definir los puntos mencionados, y tendrás claridad sobre cuando comunicar y de qué forma.

¿Cómo nos comunicamos?

El cómo tenemos que comunicarnos, dependerá del contexto que se necesita transmitir, la importancia y/o urgencia del mensaje para poder definir el tipo de comunicación, y que, de acuerdo con las buenas prácticas, podemos tener en cuenta los mecanismos enlistados en la siguiente tabla:

El correo electrónico, como hemos visto en la imagen anterior, es un medio de comunicación informal, y a su vez un método asincrónico, es decir, cuando tu envías un mensaje por correo, en primera parte no sabes si llegó, y si llegó, no sabes si el receptor abrió el correo, si lo abrieron no sabes si lo leyeron, si lo leyeron no sabes si lo entendieron, si lo entendieron no sabes que interpretaron, si lo interpretaron no sabes que van a responder hasta que responde, y si responde, seguramente no te responden a todo.

Dicho esto, podemos comprobar cómo se pierde la efectividad de nuestras comunicaciones utilizando correo. Para ello la importancia de definir el mecanismo adecuado.

Esto es un ejemplo de que comunicar en nuestros proyectos se puede volver al trillado, y perdemos el enfoque de lograr una comunicación efectiva, ya que en muchos casos utilizamos las comunicaciones para dejar evidencia y protegernos o escudarnos de alguna situación, con el solo hecho de escribir un correo y cumplir con ese objetivo.

Los mecanismos utilizados para transferir información entre los interesados del proyecto pueden variar considerablemente. Los mecanismos comunes utilizados para el intercambio de información y la colaboración incluyen conversaciones, reuniones, documentos escritos, bases de datos, medios sociales y sitios web.

Como lo hemos expuesto en párrafos anteriores, la tecnología es una herramienta que nos permite facilitar el manejo de la información, los factores que pueden influir en la selección de la tecnología de la comunicación incluyen:

Urgencia de la necesidad de información.
Disponibilidad y confiabilidad de la tecnología
Facilidad de uso.
Entorno del proyecto
Sensibilidad y confidencialidad de la información.

Por lo tanto, define y oficializa tus medios de comunicación tecnológicos teniendo en cuenta los factores antes mencionados.

3.- Distribuye la información del proyecto

En los proyectos se tiene la necesidad de distribuir la información generada, pero es importante tener un orden y cuidado con el manejo, para ello puedo recomendar una de las técnicas y/o herramientas más utilizada que es, sin lugar a duda las reuniones, ya que esta práctica nos permite transmitir las informaciones del proyecto, debemos definir los tipos de reuniones, el objetivo de cada una de ellas, definir a los participantes y asegurar que se documenten los acuerdos y pendientes para el seguimiento adecuado.

La elección de una plataforma colaborativa, para el manejo de la información en la nube puede volverse indispensable. Para ello, debemos destinar el recurso necesario, así como también, los procesos y controles para asegurar en todo momento su correcta operación.

Como se ha descrito en los puntos anteriores, la distribución de la información deberá obedecer y estar alineada a lo establecido en la Matriz de Comunicación, como buena práctica. Para este caso podemos hacer mención y recomendar el ISO 9001:2015, la cual es la norma internacional que promueve la adopción de un enfoque a procesos al desarrollar, implementar y mejorar la eficacia de un sistema de gestión de la calidad.

Esto último, es normalmente una implementación que las empresas adoptan y se certifican, ya que les permite entrar en la dinámica de la mejora continua en su organización, teniendo un orden en los procesos administrativos, y el control documental de la información en los proyectos, de esta forma se logra obtener un manejo y distribución estandarizado.

4.- Monitorea las comunicaciones

Monitorear las Comunicaciones es el proceso de asegurar que se satisfagan las necesidades de información del proyecto y de sus interesados, del mismo modo, determina si los objetos y actividades de comunicación planificados, han tenido el efecto deseado de aumentar o mantener, el apoyo de los interesados a los entregables y los resultados esperados del proyecto.

El impacto y las consecuencias de las comunicaciones del proyecto, debe evaluarse y monitorearse cuidadosamente para asegurar que se entregue el mensaje con el contenido esperado (igual significado para emisor y receptor) a la audiencia adecuada, a través del canal adecuado y en el momento adecuado.

Obtener retroalimentación de la efectividad de las comunicaciones, nos ayudará a estar alerta y poder realinear el plan de comunicación si es necesario. Debemos de tener definido el mecanismo y los indicadores de alerta que nos permitan tomar acciones de manera temprana y evitar impactos negativos sobre los objetivos del proyecto.

5.- Salvaguarda la información de tu proyecto

¿Como te sentirías si de pronto tienes un percance con tu computadora, esta se descompone y te confirman que no será posible recuperar la información almacenada?

Entonces, se podría presentar 1 de estas 2 situaciones:

1.- Tienes un grave problema ya que toda la información que habías generado del proyecto no estaba respaldada de manera segura. Por lo que no será posible que la recuperes. Esto te puede generar un gran impacto en la administración de tu proyecto.

2.- Estarías tranquilo en cuanto a la información, ya que todo se tiene respaldado en la nube, y puedes disponer de ella en cualquier momento desde otro equipo.

Con este contexto, podemos concluir que el resguardo de la información es algo delicado e importante, para las organizaciones, ya que la información es poder y forma parte de los entregables en nuestros proyectos (evidencia del trabajo realizado).

Tenemos que saber dónde y cómo se almacenará la información de nuestro proyecto, cuidando varios puntos como lo es, el nivel de seguridad para los accesos de las personas, necesitamos saber quién deberá tener los permisos para disponer de la información o documentos. La confidencialidad y seguridad es un tema al que tendremos que darle importancia y que tiene que ser parte de nuestro plan de comunicación.

Conclusiones

Uno de los factores que más contribuyen al éxito de un proyecto, es mantener una comunicación efectiva con los interesados.

La clave para establecer con éxito las comunicaciones, es planificarlas. Y hacerlo, no es tan complicado, basta con seguir los pasos que te he recomendado y adaptarlos a la situación de tus proyectos.

Por último, te invito a tomarte un tiempo hoy, para que evalúes como estas gestionando las comunicaciones en tus proyectos, y con base al resultado, ponerte en acción. Recordemos que, para lograr una comunicación exitosa, es importante que podamos definir la estrategia alienada al proyecto y a los interesados.

Bibliografía:

Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos PMBOK® Sexta Edición (2017), Project Management Institute (PMI).

César Morales López

Mas de 12 años trabajando en el sector de la construcción, especializado en la implementación de buenas prácticas mediante la administración de proyectos asegurando el valor del negocio de los proyectos.

Líder del Sistema de Gestión de Proyecto – (PMO) Construplan

Ingeniero Civil – Universidad de Sonora

Maestría en Ingeniera en Administración de la Construcción – Instituto Tecnológico de Sonora

Diplomados y Cursos en Administración de Proyectos – (Tecnológico de Monterrey / IDEL / Evoryt / Projectical SAS)

Instructor en Campus Axioma (Curso de Administración de proyectos en Plataforma LMS)