16 Mar Secretos para gestionar proyectos exitosos

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Presentación

Estimado lector hoy quiero compartirte mis conocimientos relacionados con la gestión proyectos, que durante mi vida personal y profesional he tenido la oportunidad de llevarlos a la práctica, esto me ha permitido disfrutar de mi pasión y adoptarlo como un estilo de vida, ya que me llena de satisfacción, el hecho de hacer que las cosas sucedan y lograr trascender en las vidas de las personas que me acompañan en este viaje.

Empezare situándonos en nuestro proyecto de vida, para entender que importancia le estamos dando; no quiero verme melancólico, pero tampoco quiero dejar de expresar que la vida se nos va en un abrir y cerrar de ojos. Dicho lo anterior, te invito a reflexionar unos minutos sobre las preguntas que he formulado para ti, tomate tu tiempo y analiza lo siguiente:

• ¿Tienes claro cuál es tu propósito “proyecto” de vida?
• ¿Qué necesitas para lograrlo?
• ¿Cuándo lo vas a lograr?
• ¿Cómo harás que suceda?
• ¿Qué beneficios esperas obtener?
• ¿Cómo te visualizas después de lograrlo? ¿Estas satisfecho?

Una vez que has podido reflexionar sobre estas preguntas, que quizás no lograste resolver del todo, porque no estabas preparado o porque sencillamente necesitas más tiempo para hacerlo, te entiendo, no te preocupes, el propósito de este articulo es guiarte a encontrar la respuesta de una manera natural y práctica para que puedas tener claridad.

Tener claridad en la vida, nos permite recorrer con confianza el camino que vamos a tener trazado, esto nos empodera, para enfocarnos y lograr nuestros objetivos, sin embargo, nadie nos puede asegurar que va a ser un camino fácil, nos toparemos con obstáculos, cambios y situaciones no previstas que tendremos que saber gestionar, ser consciente de esta realidad nos permitirá estar preparados con anticipación. Les dejo esta imagen¹ ilustrativa como referencia:

Ahora, analizaremos juntos los siguientes cuestionamientos, ¿Qué es para ti el éxito? ¿Cómo puedes definirlo?

En términos comunes o coloquiales, “El éxito es el estado o condición de cumplir con un rango definido de expectativas. Puede verse como lo opuesto al fracaso. ​El proceso de aprendizaje depende en su totalidad expresión del éxito.​​ Implica hacer una predicción y poner atención al resultado de un acontecimiento”

Del mismo modo, te comparto algunas frases que recopile con detalle para ayudarte a encontrar tu mejor definición para el éxito:

“Las personas no son recordadas por el número de veces que fracasan, sino por el número de veces que tienen éxito.”

– Thomas Alva Edison.

Y eso es lo que nos debe dar fuerzas para seguir adelante. No dejar sólo fracasos en nuestro camino, también logros.

“He fallado una y otra vez en mi vida, por eso he conseguido el éxito”

 – Michael Jordan.

Sin errores no puede conseguirse el éxito, sin saber lo que no se debe hacer es imposible rozar la perfección.

“El requisito del éxito es la prontitud en las decisiones.”

–  Sir Francis Bacon

Quizás el éxito, la oportunidad pase delante de ti. Pero si lo piensas demasiado… será de otro.

“Lo realmente importante no es llegar a la cima; sino saber mantenerse en ella.”

– Alfred de Musset.

Muchas personas logran el éxito, pero una vez obtenido lo descuidan y caen estrepitosamente. Una vez conseguido lo que queremos nuestro deber es luchar por mantenerlo.

“Para tener éxito, la planificación sola es insuficiente. Uno debe improvisar también.”

– Isaac Asimov.

Tener las cosas excesivamente planificadas nos hará tropezar. El mundo, las circunstancias que nos rodean, son cambiantes. Debemos saber adaptarnos rápidamente, improvisar.

Por su parte el reconocido empresario mexicano Carlos Slim, define el éxito con base a su filosofía empresarial:

“Siempre activos en la modernización, crecimiento, capacitación, calidad, simplificación y mejora incansable de los procesos productivos. Incrementar la productividad, competitividad, reducir gastos y costos guiados siempre por las más altas referencias mundiales”

Un vez expuestos los diferentes contextos sobre el éxito, hasta este momento seguramente podrás tener una idea sobre tu propio concepto del éxito, yo te ayudare compartiéndote una pequeña pero simbólica enseñanza que obtuve a través del deporte de mis amores, el futbol, basada en una frase que aun resuena en mi mente, predicada por el entrenador y formador de jóvenes futbolistas, el DT “Enrique Ferrería”, reconocido en el futbol sonorense por su gran trayectoria, y de quien estoy muy agradecido, él decía : “Como eres y te comportas dentro de la cancha de futbol, eres fuera de ella: en tu vida misma”, con el paso del tiempo le he dado la razón a este mensaje y lo he entendido como parte de mi formación, más allá de lo que fue en su momento como un deporte de alto rendimiento, el futbol hoy me ha dejado grandes aprendizajes y lecciones de vida.

Hablar de futbol, para mi es sinónimo de disciplina, puedo decir que la disciplina es una cualidad que podemos desarrollar y explotar para lograr el éxito en lo que te propongas, claro acompañado de una buena actitud y perseverancia.

Para ello es importante que podamos tener presente como podemos adoptar la disciplina en la ejecución de las tareas, ya que esto nos ayudará a incrementar la probabilidad del éxito de nuestros proyectos. Dicho lo anterior, te invito a profundizar en esta práctica, teniendo como referencia el libro Las 4 Disciplinas de la Ejecución del autor Sean Covey:

¿Cómo aplicar las 4 disciplinas de la ejecución?

DISCIPLINA 1: ENFOCARSE EN LO CRUCIALMENTE IMPORTANTE.

DISCIPLINA 2: ACTUAR SOBRE LAS MEDIDAS DE PREDICCIÓN.

DISCIPLINA 3: CREAR UN TABLERO DE RESULTADOS CONVINCENTE.

DISCIPLINA 4: CREAR UNA CADENA DE RENDICIÓN DE CUENTAS.

Volviendo al contexto de la gestión de proyectos, les comparto la siguiente pregunta que seguramente, la han tenido presente: ¿Cómo puedo saber si la gestión de mi proyecto va a ser o fue exitosa?; la respuesta a esta pregunta la estaremos descubriendo juntos, mediante los pasos y recomendaciones que les estaré compartiendo.

Existen organizaciones internacionales como lo es el PMI®, que nos guían mediante fundamentos de la gestión de proyectos, los cuales incluyen tanto material publicado como no publicado. Estos fundamentos están en constante evolución. En la Guía del PMBOK® se identifican un subconjunto de fundamentos para la gestión de proyectos generalmente reconocido como buenas prácticas.

Las Buenas Prácticas significan que existe consenso general acerca de que la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a los procesos de gestión de proyectos puede aumentar la posibilidad de éxito de una amplia variedad de proyectos para entregar los resultados y los valores del negocio esperados.

Recordemos la definición de lo que es un proyecto, descrita en mi artículo anterior, Describiendo a tu líder interior, la definición se fundamenta en que un proyecto es un Esfuerzo temporal que se lleva a cabo para generar un Producto, servicio o resultado único.

Hablando de proyectos, podemos decir que son los que hacen posible la creación de valor del negocio. El PMI® define el valor del negocio como el beneficio cuantificable neto que se deriva de una iniciativa de negocio. El beneficio puede ser tangible, intangible o ambos. En análisis de negocios, el valor del negocio es considerado el retorno en forma de elementos como tiempo, dinero, bienes o intangibles, a cambio de algo intercambiado.

Los proyectos impulsan el cambio en las organizaciones.

 Desde una perspectiva de negocio, un proyecto está destinado a mover una organización de un estado a otro con el fin de lograr un objetivo específico (véase imagen²). Antes de que comience el proyecto, normalmente se dice que la organización está en el estado actual. El resultado deseado del cambio impulsado por el proyecto se describe como el estado futuro.

Hoy en día el mundo es muy cambiante y es necesario estar preparados para enfrentar las situaciones adversas como lo ha sido la pandemia, la creación de nuevos proyectos pueden permitiría a las organizaciones brincar a un nuevo nivel, se han cerrado muchos proyectos derivado a la situación actual, sin embargo también han surgido nuevas oportunidades, ya que el mundo se ha tenido que reinventar, la tecnología ha sido una necesidad de primera mano y la  competencia busca siempre estar a la vanguardia.

Los cambios están siempre a la orden del día, por lo que todo aquel que no pueda adaptarse al cambio, no sobrevivirá en el entorno empresarial, por ello, la habilidad para entender y trabajar con este enfoque, tomando en cuenta procesos y procedimiento aplicables en cuanto a los cambios, te ayudará a evitar, impactos en las restricciones del proyecto.

Adoptar cambios en la forma de trabajo, “una nueva cultura”, que lo podemos describir también como la implementación de una metodología de trabajo en los equipos de proyecto, puede ser una tarea difícil, sobre todo en la industria de la construcción, en la que es necesario romper con muchos paradigmas, costumbres y creencias muy arraigadas, sin embargo, es muy necesario dar este paso, para ayudar a cambiar la mentalidad “mindset” de nuestros colaboradores, darles a entender que siempre habrá una forma diferente y mejor para hacer las cosas.

Dirigir al equipo de manera eficaz, manteniéndolos satisfechos y motivados, será un elemento fundamental, que los lideres deberán establecer en su plan, el cual podrá incluir reconocimiento al desempeño de los colaboradores, mediante los incentivos tangibles (remuneración económica) e intangibles (diplomas, reconocimiento en público, etc.) para reconocer su trabajo durante la implementación de la mejora continua.

Hoy por hoy, las necesidades de las organizaciones en la industria de la construcción son cada vez más exigentes y retadoras, en cuanto a los objetivos específicos de tiempo y costo, por ejemplo los tiempos de entregas son cada vez mas comprometedores y las empresas constructoras se esfuerzan por cumplir a toda costa las expectativas de sus clientes, desafiando la implementación de nuevos métodos y prácticas, además de incursionar la tecnología para lograr agilizar las tareas, tanto en la parte operativa como administrativa.

No dejes de invertir recurso económico en la capacitación de tus colaboradores, para que logres formar equipos de alto desempeño; evalúa las diferentes alternativas de tecnologías de la información, de tal manera, que logres adoptar las que mejor se adecuen a tu modelo de comunicación, ya que estas serán tus herramientas principales para asegurar esta práctica, tan importante en los proyectos

Hablemos de tecnología en la construcción.

Tener en cuenta los avances tecnológicos nos invita a promover la innovación en nuestras organizaciones, es importante involucrar e impulsar a nuestros colaboradores para buscar la innovación en sus proyectos, una innovación no tiene que ser algo muy complicado o que tenga que generase un gran esfuerzo y tiempo para alcanzarla, puede detonarse desde una acción simple o sencilla, con el enfoque de que tiene que aportar una mejora, por lo que no hay que despreciar y evaluar todas las ideas y propuestas del equipo, con el único beneficio de entregar valor a nuestra organización para los proyectos.

Las nuevas generaciones vienen con un empuje alentado por la industria de la tecnología, tenemos que identificar y aprovechar esta ventaja competitiva, de contar con colaborado de “sangre nueva”, que nos aporten nuevas ideas e innovaciones que dominen para implementar en nuestra organización, el objetivo será lograr equilibro entre los colaboradores con la experiencia técnica y el impulso de los nuevos miembros del equipo; los cuales podrán aportar, por ejemplo practicas promovidas por el enfoque Ágil, metodología Lean, metodología BIM, entre otras, y estas son algunas de las tendencias que marcan la pauta en la industria de la construcción.

¡No esperes más, utiliza la tecnología y busca la Innovación!

Consejos específicos.

A continuación, te comparto los 5 pasos para gestionar tus proyectos, y hacer que sucedan:

Cuando tengas en mente llevar a cabo un proyecto, piensa en los siguientes 5 pasos:

1. Define tu idea de negocio “tu proyecto”.

Es importante tener claridad sobre lo que deseamos obtener, en muchas ocasiones nuestros objetivos pueden ser muy ambiguos, y esto se complica aún más cuando se tiene participación de socios, ya que se deberán alinear desde un inicio las expectativas de todos, y lograr que durante la ejecución se mantenga la claridad y buena comunicación para alcanzar el éxito del proyecto.

La creación o iniciación de proyectos son en respuesta a factores que actúan sobre sus organizaciones. Existen cuatro categorías fundamentales de estos factores, que ilustran el contexto de un proyecto (véase imagen³):

Teniendo claro el propósito de la iniciación del proyecto, los objetivos que se definan deberán ser estratégicos, alienado al enfoque SMART, Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Definido en el Tiempo, (véase imagen⁴). Es importante tomar en cuenta de que tengamos que monitorear el cumplimiento a los mismo, generando la estrategia más adecuada para medirlos de manera frecuente, que puede ser antes, durante y después de su consecución de estos.

2. Arma tu plan

Una vez definida la idea de negocio y las expectativas de tu proyecto, debemos armar un Plan “línea base”, con el que vamos a medir nuestro desempeño, en este paso debemos involucrar a las personas que nos ayudarán tanto a desarrollarlo en la fase de Planeación, así como en Ejecutarlo. La mejor práctica, es que exista a un líder como responsable de este Plan, que puede ser, por ejemplo, el gerente de proyecto para asegurar que dicho Plan se gestione de la manera adecuada.

En el Plan debe desarrollarse teniendo en cuenta los elementos que vamos a necesitar asegurar para cumplir los objetivos específicos del proyecto, identificando en que entorno o tipo de industria estemos situados, la adaptabilidad será parte de este proceso para integrar las mejores prácticas, algunos de los elementos a considerar son los siguientes: Gestión de la Integración del Proyecto, Gestión del Alcance del Proyecto, Gestión del Cronograma, Gestión de Costo, Gestión de la Calidad, Gestión de los Recursos, Gestión de las Comunicaciones, Gestión de Riesgos, Gestión de las Adquisiciones y la Gestión de los Involucrados del proyecto.

Recordemos que el Plan deberá mantenerse “vivo” durante todo el ciclo de vida del proyecto, es decir, siempre actualizado, ya que como sabemos el proyecto puede sufrir cambios en cualquier momento, pero debemos saber gestionarlo, para ello, debemos asegurar contar con el proceso de control de cambios del proyecto y formalizar sus aprobaciones.

3. Ponte en Acción.

Ponernos en acción es llevar a cabo la Ejecución de nuestro Plan, para ello debemos de contar con la estrategia de ejecución del proyecto detallada,  para gestionar adecuadamente los recursos (físico y humanos), las adquisiciones, la calidad, el cronograma, las comunicaciones y los involucrados del proyecto, entre otros, la formación del equipo de trabajo durante esta fase será importante, ya que podremos mejorar su desempeño mediante las evaluaciones periódicas, de tal manera que podamos establecer planes de acción para la mejora continua y buscar mantenerlos en todo momento motivados, como beneficio obtendremos mejores resultados en la consecución de los objetivos del proyecto.

“Empodera a tu equipo de proyecto, genera confianza y logra equipos de alto desempeño”

En esta etapa cada producto o servicio deberá cumplir con los criterios de aceptación de calidad, mismos que deberán estar alienados a las expectativas definidas en el proyecto, para ello, se deberá realizar el “aseguramiento y control de calidad” durante la ejecución del proyecto, de tal manera que logremos documentar el cumplimiento a los estándares y normativas aplicables de calidad requeridos por el cliente y los propios de tu organización, con esto estaremos asegurando la satisfacción de nuestros clientes, que es uno de los objetivos de gestionar la calidad.

4. Evalúa y Haz Cambios.

Ten siempre presente que vamos a tener definido un Plan, que incluye las restricciones de tu proyecto referentes al alcance, tiempo y costo. Sin embargo, la naturaleza de la ejecución de los proyectos, y sobre todo en la industria de la construcción, independientemente de la magnitud del proyecto, lo único que vamos a tener seguro son los cambios, y no hay que preocuparnos por desviarnos de nuestro Plan original (línea base), ¡Eso es un hecho, va a suceder, si o si !, la mejor práctica será que podamos adoptar un correcto monitoreo y seguimiento a nuestro Plan, que nos permite tomar acciones preventivas, para estar realineando nuestra “línea base”. Esta gestión, deberá incluir el análisis de reservas de costo y tiempo, para definir los planes de respuesta a los riesgos que podrían impactar sobre los objetivos del proyecto. La evaluación del proyecto, se deberá realizar mediante un monitoreo que establezca la frecuencia que el mismo proyecto amerite, establecer indicadores “KPI´s” para los diferentes elementos del proyecto, es una buena práctica, del mismo modo, tenerlos definidos desde la etapa de planeación es un proceso fundamental, que debemos asegurar ya que de esta manera se pondrá a identificar con anticipación cualquier desviación que nos permita tomar acción preventivas que nos permitan mitigar los riesgos y a su vez realinear el Plan, para mantenerlo siempre actualizado, “vivo”.

5. Prepara el Desenlace.

Todo proyecto deberá tener un fin, y aunque podamos decir, que no todos pueden tener un final feliz, ya que eso solo se ve en las películas, y es aquí donde tenemos que cambiar nuestra mentalidad y actitud para lograr aumentar la probabilidad de éxito y hacer que esto suceda, ¿Pero cómo podremos conseguirlo?; el desenlace de nuestros proyectos se deberá preparar de manera anticipada, ya que un proyecto es necesario que se entregue para su operación como puede ser el caso de un producto o servicio para terceros, o bien, para algún negocio propio. Este paso es de suma importancia tenerlo en cuenta desde el inicio y asegurarlo durante la acción, ya que una mala comunicación y entendimiento de cómo y en qué condiciones se va a realizar la entrega del producto o servicio, no está clara, esto ocasionaría muchos desagrados, malentendidos, y quizás hasta situaciones legales que debemos evitar a toda costa, ya que deberá prevalecer nuestra calidad en el servicio o producto con nuestros clientes. Y deberá estar por encima el prestigio de nuestra organización.

Realiza un plan, en el que se documente los acuerdos para la terminación y entrega de tu proyecto, en dicho plan, deberá estar detallados los criterios de aceptación del producto y del proyecto, con el involucramiento de tu cliente y su personal clave, hasta obtener la formalización de la entrega-recepción.

Recuerda cerrar con broche de oro, recopilando las lecciones aprendidas al interior de tu organización, y obteniendo la retroalimentación “feedback” de tu cliente, que te ayudará para la mejora continua, y formará parte de la gestión del conocimiento de tu organización para tus proyectos futuros.

Estos 5 pasos, no son una receta si no una guía ordenada en la que te puedes apoyar.

Conclusiones

Te invito a definir y tener claridad sobre tu proyecto de vida, para situarnos y valorar nuestras prioridades.

Encuentra la respuesta para el significado de éxito en tu vida y en tus proyectos.

Piensa en grande y en proyectos exitosos, se humilde para reconocer que no podrás conseguirlo solo.

Sigue los pasos recomendados para tener orden y claridad en tus proyectos.

Rodéate de personas y forma equipos de alto desempeño, con compromiso y motivación para buscar la innovación, adopta tecnologías y ponlas en acción.

Genera una cultura de trabajo con base a una buena comunicación y confianza, aprende de los errores, y comparte tus experiencias, Entrega Valor.

 ¡Animo!

Bibliografía:

• Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos PMBOK® Sexta Edición (2017), Project Management Institute (PMI).

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