26 Nov ¿Otra reunión de trabajo? ¡Ya déjenme trabajar!
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Cuando uno de los instructores de nuestra empresa inicia el taller sobre “Reuniones de trabajo efectivas” con la pregunta, ¿qué es lo primero que piensan cuando se les notifica que tendrán una nueva reunión de trabajo?, la respuesta más común suele ser negativa: “no puede ser”; “no tengo tiempo”; “traigo otras actividades más importantes”; “¿a qué hora me van a
dejar hacer mi trabajo?”
Si usted es de los que piensa así debo comentarle que las reuniones de trabajo no van a desaparecer, de hecho, son parte primordial de la manera actual de trabajar. La responsabilidad de todo gerente, supervisor o jefe es alcanzar ciertos objetivos a través de otros y para lograrlo no tiene alternativa; debe reunirse con esas personas para coordinarles, escucharles, corregirles, motivarlos, negociar y dar seguimiento a los acuerdos. Los espacios y momentos en que se realizan estas inevitables actividades les llamamos juntas o reuniones de trabajo.
El verdadero problema con estas actividades es que a pesar de que ocupan un porcentaje alto del horario de los gerentes, casi nadie ha sido capacitado para planear, ejecutar y dar seguimiento a lo acordado en las reuniones. Si consideramos como junta de trabajo toda reunión de diez minutos o más con una o más personas sobre temas de nuestro empleo o negocio, ¿cuántas reuniones tuviste la semana pasada?, ¿cuántas tendrás esta semana? No
importa si estos encuentros son por vía telefónica, un sistema en línea o cara a cara. Sin embargo, a pesar de que les invertirmos mucho tiempo y en ellas tratamos temas fundamentales para el buen funcionamiento de la empresa, solemos hacerlo de manera inefectiva. Consumos más tiempo del necesario; nos desviamos del tema central; no registramos los acuerdos; invitamos a personas que no deberían asistir o al menos no todo el
tiempo y varios errores más.
La realidad es que muy pocos han recibido capacitación sobre esta importante actividad. ¿Recibiste en la universidad la materia: “Reuniones de trabajo 1”? Responderé por ti: “No”. Tal vez dentro de una materia en alguna ocasión la maestra comentó sobre la importancia de realizar reuniones efectivas, pero no creo que se ahondara mucho más en el tema. ¿Cómo es posible que la mayor parte de las universidades no presten atención a formar a los estudiantes en algo tan importante, común yecesario para su vida profesional? Nótese que tampoco los
centros educativos suelen enseñar sobre ventas, actividad central para cualquier profesonista, pero ése ya es material de otra reflexión.
Regresando a las reuniones de trabajo, debemos aprender a realizarlas de manera profesional. Compartiré algunas ideas sobre el tema tomadas de nuestro taller de reuniones efectivas.
- Planea tus reuniones. Como en toda actividad, aquéllas que se planean suelen ser mucho más efectivas que las que se improvisan. Si vas a disponer del tiempo de otros tu solicitud debe estar justificada. ¿Qué pasaría si descontarán del presupuesto de tu área el costo del tiempo de las personas convocadas? Una reunión no planeada tiene el riesgo de no producir el resultado requerido. Actúa responsablemente, diseñe y organice su reunión con anticipación.
- Define el propósito de tu reunión. Las razones más comunes para organizar una junta suelen ser: compartir información, planear o coordinar alguna actividad, solucionar retos o contingencias y analizar, aclarar o evaluar situaciones. Ten claro cuál de estos motivos es el principal de tu cita.
- No convoques para informar. La mayoría de las veces podemos sustituir una reunión informativa con un correo electrónico o con llamadas telefónicas. Si determinaste que el propósito de la reunión es informar, no convoques a ella, mejor escribe un correo, envía un
memorándum o llama por teléfono. La única razón por la que una sesión informativa debe llevarse a cabo es cuando sea algo de suma relevancia y requiera el compromiso abierto y explícito de la convocados sobre el asunto. - Puntualiza el tema a tratar. No intentes cubrir demasiados temas o situaciones sumamente dispares. Házte la pregunta, si sólo puedo resolver uno o dos temas en esta reunión, ¿cuáles serían? Define de manera específica qué es lo que quieres lograr en la sesión.
Puedes hacerlo completando la siguiente afirmación: “Al final de la junta deseo haber logrado que…” - Determina quiénes deben asistir. Un error común es invitar a personas que no se necesitan en la reunión. Asegúrate que sólo solicitas la presencia de quiénes tengan facultades para decidir sobre el tema; sean responsables de las áreas involucradas; sean competentes en el tema o posean información relevante al respecto. Si no cumplen alguno de estos puntos, no les convoques.
- Programa la agenda. Si decidiste abordar varios temas atiende primero los más importantes, asigna un tiempo e invita a los participantes en el horario en que se tocará el tema que les corresponde. Algunos podrán dejar la reunión si no son requeridos en los puntos posteriores a su participación.
- Envía una invitación. Al hacerlo notifica a cada persona el objetivo de la reunión, quiénes asistirán, los temas a tratar, el horario, lugar donde ser realizará y si debe proveer alguna información específica.
- Enciendan sus agendas electrónicas. El objetivo de una reunión es generar acuerdos. Puedes evitar que un secretario lleve registro de todo si cuando alguien se compromete o hace un acuerdo, lo registran de inmediato en sus sistemas de agenda electrónica copiando a los
involucrados. - Revisen los acuerdos. Antes de concluir pide a cada participante que mencione los compromisos que adquirió, con quién y para cuándo. Así verificarán que no haya malentendidos o un acuerdo sin registro.
Las reuniones de trabajo son herramienta para que los jefes, supervisores y gerentes coordinen corrijan, motiven, negocien, obtengan información y hagan acuerdos con sus colaboradores. La profesionalización de estas juntas incrementa el cumplimiento de acuerdos, reduce tiempos perdidos, mantiene el enfoque en los objetivos e incrementa la productividad. El reto es romper la inercia actual respecto a su manera de manejar sus sesiones y empezar a
implementar los puntos recién expuestos. Atrévete e implementa mejores prácticas en esta área.
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